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miércoles, 3 de septiembre de 2008

Sistema de Ordenacion - Temático

Sistema Temático

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.

Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.

Disposición Física de los Documentos

Las unidades documentales se alojan en unidades de conservación (carpetas, bolsas, sobres, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas. Se mantiene la misma forma a la disposición final del sistema onomástico.

Ejemplo: Actas Comité Paritario Salud Ocupacional

En el sistema temático se emplean:
Guías Auxiliares: Letras del alfabeto en primera posición
Guías Principales: Identifican las series. Segunda posición
Subguías: Identifican las subseries. Tercera posición y
Cuarta posición (si se requiere)

Muebles y Equipos de un Depósito de Archivo





Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depósito de Archivo con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanterías oxidadas o carcomidas, o con desechos de una remodelación de otra oficina.Para comodidad de los depósitos de archivo y de las personas con vínculo directo o indirecto, con ellos existen muebles y equipos en el mercado que han sido disenados " exclusivamente" para el desempeño de funciones archivísticas, al igual para el acondicionamiento del medio ambiente, los siguientes son algunos ejemplos:

Estantería (fija o rodante)
Carros o carretillas para el traslado de grandes volúmenes.
Escaleras.
Mesas.
Equipos de microfilmación.
Lectores. Lectores/Impresos.
Armarios.
Otras clases de archivo.
Equipos de aseo (aspiradoras).
Equipos para el control de condiciones ambientales como el aire acondicionado, deshumificadores y extractores.Instrumentos de medición (termómetros y termohidrógrafos) y otros.

Materiales

Dentro de los materiales que se deben mantener en un Depósito de archivo se encuentran algunos que, de igual manera, son diseñados exclusivamente para el manejo de archivos como las cajas de cartón, desacidificado, cintas de faya (2cms.) materiales de trabajo libres de ácidos que van en beneficio de la conservación y evitan daños en los documentos.